EVIDENCIAS

ARCHIVO

 ARCHIVO

El concepto de archivo proviene del latín, ‘archivum’, y se refiere al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de El sevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservativos de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que toda vía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo historio se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para la correcta comprensión de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes términos

Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.

Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados, “1

Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2

Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”.


Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios

-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Histórico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico

Sección, Serie y Subserie documentales

SERIE, SUBSERIE Y SECCIÓN DOCUMENTAL:
El acuerdo 027 del 2006 define serie como: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”.
Las series se caracterizan por:
 Se ordenan siguiendo el trámite administrativo.
 Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos
 Conservan el orden original
 Representan continuidad en el tiempo.
 Puede dividirse en subseries
EJ: SERIE: Actas




SUBSERIE  : se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1

EJ : SUBSERIE: Actas de la Junta directiva

Unidad documental


SECCIÓN DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.

1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.

Clases de Archivo por edad documental

Archivo: Conjunto de documentos, sin importar fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona natural o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades.
Archivo de gestión: es el archivo que contiene documentos generados en los procesos de administración, donde reposa información que se encuentra en tramite y actualmente es consultada y utilizada para el procedimiento de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia. 

Este archivo pertenece a la entidad como tal, pero su responsable es el jefe de la dependencia, ya que es administrado y custodiado por la dependencia; por su importancia es guardado y permanece en esta por haber generado los documentos, Se establece en la organización el tiempo que los documentos se resguardaran en la oficina, después serán trasladados al archivo central.
Archivo central: el archivo central es el encargado de recibir las transferencias del archivo de gestión, los documentos que reposan en este archivo no son consultados por los usuarios con mucha frecuencia, dichos documentos son transferidos de acuerdo con los tiempos establecidos según la Tabla de Retención Documental, aunque no son tan consultados siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y otros usuarios.
Archivo histórico: es el archivo donde reposa la información que ha sido trasladada por el archivo central, que por la disposición del comité de archivo de dicha empresa debe ser de conservación total, porque en dicha documentación se tiene valor cultural, y para la ciencia y la investigación.

Desde el punto del administrador documental, estas definiciones permiten al usuario interno y externo concienciar y tener un conocimiento básico de los conceptos archivísticos, puesto que por la falta de cultura archivista en las organizaciones aún no se tiene claro los conceptos de la administración documental. Es necesario para definir la ubicación de un documento saber que valor tiene para la organización:
Valores primarios, archivo de gestión y central: administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable.
Valores secundarios, archivo histórico: para la cultura, la ciencia y la investigación

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .
Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida de información, consecuencia de la mala organización de los documentos.
Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.
"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad del tratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" 

. A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en su estructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.
Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposición física de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas que expresan el contenido del documento. Por último, se realiza la indicación, que es la operación mediante la cual se asegura la ordenación de los términos que se pueden recuperar de forma rápida, y, expresar los conceptos que satisfacen las necesidades de los usuarios, creando puntos de acceso al contenido de los documentos

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS:

Comprende toda la documentación que es sometida a  que continúa utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través de canales y cauces normales en busca de respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO:
En el se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestión de la entidad. Una vez finalizado su trámite, pero que siguen siendo objeto de consultar por las oficinas y los particulares en general

En esta fase una vez lograda la respuesta o solución al asunto empezando, el documento o expediente se debe conservar en caso de ser objeto de consulta o de antecedente.

ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO:
A este se transfiere desde el archivo central la documentación que, por decisión del comité de archivo, las Tablas de Retención y Valoración Documental, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia o la cultura
Los documentos en esta fase alcanzan los valores primarios y secundarios.

PRINCIPIO ORDEN ORIGINAL

“Se trata de un principio fundamental de la teoría archivista por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales”


El principio de orden original da facilidad en el uso de la documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa, mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos (donde se crearon los documentos), en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo.

Según Antonia Heredia “el principio de orden original los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Y nos son otra cosa que la consecuencia del fondo”


No se debe confundir este principio, con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función de la organización de un Archivo; la ordenación es un sistema en el cual las agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico, onomástico etc.

Lo importante de este principio de orden original es que permite la secuencia y orden del documento producido por ese fondo, accediendo más fácil a la ordenación de las piezas dentro de las agrupaciones documentales.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser:
• Clasificación de Fondos
• Clasificación de Secciones y Subsecciones
• Clasificación de Series y Subseries
• Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.

Según el Acuerdo No. 027-2006- glosario
Define
Clasificación documental: Como Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Así mismo, para clasificar los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo más amplios hasta los más específicos, según T. R Schellenberg propone lo siguiente, que por CRITERIOS: como las acciones a que se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce, los asuntos y materias de los que versan. Por SISTEMAS la cual establece tres tipos, la clasificación funcional, orgánica, y por materias, LA ELECCIÓN DEL SISTEMA y el CUADRO DE CLASIFICACIÓN (M. Roberge lo define como una estructura jerárquica lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.)

VALORACIÓN DOCUMENTAL

Valoración documental
Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en cuenta los valores mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboración del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparición.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información contenida en los documentos que no es posible determinarlo físicamente. Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante.
Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la información que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario.
Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento cuando ha perdido su valor.
Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento.
Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. “es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad.
En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.
El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal.
El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia.
El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados.
El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley.
El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivación no propios de su finalidad.
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación.
Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egreso y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de aspectos misionales.
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un país

El AGN expide Acuerdo 008 de 2014

El Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 008 del 31 de octubre de 2014, “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivista en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”

Sistema Nacional de Archivo

Articulación y coordinación de la función archivista a nivel nacional, mediante la planeación, adopción, ejecución y evaluación de la política archivista y la coordinación de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Archivos

Gestión Documental Electrónica

Homogenización, estandarización y formulación de lineamientos para la gestión de documentos electrónicos, mediante la adecuada aplicación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Gestión del Patrimonio documental

Recuperación, preservación, conservación y difusión del patrimonio documental que custodia el Archivo General de la Nación y los demás archivos históricos ubicados en diferentes regiones del país.

Los archivos de oficina son lugares donde se guarda y recopila en forma organizada los documentos de interés para la empresa. Cada oficina tiene una manera de clasificar sus expedientes, generalmente en función a ciertas necesidades de los usuarios.

El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

Funciones de un  archivo

• Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
• Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
• Facilitar rápida y cómodamente la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

Tipos de archivos

• Archivo general: se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos de la empresa.

• Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.

• Archivo departamental: cada departamento guarda la documentación que maneja.

• Archivo activo: guardan la documentación que se consulta con frecuencia.

• Archivo semiactivo: se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.

• Archivo inactivo: se guardan los documentos que aún habiendo perdido su vigencia o carácter actual, conservan un valor histórico o documental para la empresa.

Los archivos constituyen una parte esencial de los recursos de información de una institución o empresa.

¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archivo?

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La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivista. 

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). 

De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico). 

Definiciones:

1. Folio: Hoja.

2. Foliar: Acción de numerar hojas.

3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”. 

4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. 

5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. 

6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ... 

7. Paginar: Acción de numerar páginas.

Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.

Requisitos:

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.

2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.

4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. 

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.

8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).

10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re foliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.

14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.

19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s-, disquetes, vídeos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

La Coordinación de Archivo y Correspondencia  Es la encargada de ejecutar los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, aplicando los conocimientos propios y especializados en procura de la oportuna y debida prestación del servicio, como la efectividad de los planes, programas y proyectos de la entidad, conforme a las normas y procedimientos vigentes. El Comité de Archivo, a través del Proceso Normativo y Legal tiene como función establecer y adoptar el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter archivístico del Archivo General de la Nación, AGN, para la gestión y manejo de los documentos de la Institución propiciando y contribuyendo a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de prácticas, procedimientos y servicios de archivo. Es por ello que La POLÍTICA ARCHIVÍSTICA institucional esta basada en un conjunto de orientaciones que inducen a proceso de modernización de la gestión documental y que a través de la normatividad interna y externa y directrices que institucionalizan los instrumentos y herramientas como el Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia (Resolución 578 de octubre 29 de 2008) el Manual de Gestión Documental, procedimientos, instructivos y formatos regulados, de estricto cumplimiento, permiten el cumplimiento de la función archivística logrando los siguientes objetivos: Cualificar los procesos archivísticos que inician con la generación o recepción del documento hasta su disposición final (Eliminación, Conservación o Selección). Promover el desarrollo de los archivos como centros de información. Salvaguardar la memoria institucional (MECI). Fortalecer los sistemas de información institucional. Facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. En la Coordinación de Archivo y Correspondencia se tienen entre otras las siguientes funciones: Coordinar los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, para asegurar la conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normatividad Archivística. Realizar estudios e investigaciones sobre la normatividad que regula la función Archivística en el Estado y los avances técnicos y tecnológicos que se apliquen en la gestión documental con el fin de formular proyectos institucionales que propicien su aplicación en la Institución. Presentar ante el Comité Nacional de Administración de Documentos el Programa de Gestión de Documentos de la Entidad, los proyectos archivísticos que requieran de su aprobación o concepto para su aplicación a nivel nacional. Ejecutar las normas, instrucciones o procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental de la entidad a nivel nacional con el fin de promover su cumplimiento y facilitar su aplicación. Organizar las reuniones técnicas y actividades de capacitación y divulgación de las normas y tecnologías aplicadas a la gestión documental para su aplicación a nivel nacional.Ejercer un control sobre las publicaciones que deban realizarse en el Diario Oficial y por los avisos de prensa requeridos por el área, según los procedimientos de calidad.

GESTIÓN DOCUMENTAL

VOCABLOS

EL PUNTO

Punto, del latín punctum, es una señal circular, por lo general de dimensiones pequeñas, que es perceptible en una superficie por contraste de color o de relieve. Por ejemplo: “¿Qué es ese punto rojo en el medio de la pared?”, “Cuando fui a buscar la fotografía, me di cuenta que estaba llena de pequeños puntos azules”.

LA  COMA 

La palabra coma proviene del griego “coma” desde donde pasó al latín “comma” con el significado de parte, porción o trozo de un período. En este sentido sirve para designar al signo ortográfico (,) que indica una pausa fónica corta dentro de una oración, de uso variado. Separa por ejemplo, los términos en una enumeración (Marcos, Pedro, Juan y Luis). Obsérvese que en el ultimo caso no se colocó coma pues la separación entre palabras la efectuó la conjunción “y”. De todos modos existen casos en que se coloca coma antes de la conjunción, cuando se desea que lo expresado a posteriori se refiera a todo lo expuesto con anterioridad, enlazando los conceptos. Ejemplo: “Fue a dar una vuelta, a comer, a bailar, y se marchó”. También se utiliza para pausas, en oraciones muy extensas, aunque cuando es necesario pausas más largas, se usa el punto y coma; y en Matemática, separa los números enteros de los decimales. En Música se denomina coma a cada una de las partes en que resulta divisible el tono.

PUNTO Y COMA

El punto y coma es un signo de puntuación (;) que separa partes de un enunciado relacionadas entre sí. Tiene mayor valor aislante que la coma, pero menor que el punto.

SIGNOS DE INTERROGACIÓN

 El signo de interrogación es un signo de puntuación que indica que la oración que le sigue o precede es una pregunta. En español, este signo se escribe en forma abierta (¿) y cerrada (?), en la mayoría de lenguas con alfabeto latino solo se utiliza la forma cerrada. En griego se usa punto y coma (;) para señalar la interrogación.

SIGNOS DE EXCLAMACIÓN 

Los signos de exclamación (¡ !) o signos de admiración,¹ se usan para indicar una expresión y para enfatizar algo. El signo con que se inicia la exclamación es «¡» y el signo con que se la termina es «!».

Este signo tiene la función de representar en la escritura la entonación exclamativa de un enunciado. En la pronunciación, los enunciados que van entre signos de exclamación tienen un tono final descendente, pero con un momento previo de ascenso brusco, en palabras como qué, cuánto, quién, cuándo...

En castellano, el uso del signo inicial «¡» es obligatorio, ² mientras que en gallego y en catalán su uso es opcional. 

COMILLAS

Las comillas (« », “ ”, ‘ ’, " ", „ “) son signos tipográficos utilizados para marcar niveles distintos en una oración. Generalmente se utilizan:

• Para citar textualmente algo que ocupe menos de tres o cuatro renglones.
• 
  
• ASTERISCOS
• El asterisco es un signo ortográfico en forma de estrella. En su representación gráfica pueden variar el número de puntas y la figura de estas. A este respecto

  «Las puntas pueden ser angulares, ovaladas o rectilíneas, normalmente del mismo tamaño, aunque se dan casos de asteriscos o estrellas con puntas más grandes que otras (especialmente en grafismo publicitario). Todas parten de un punto común, el centro del asterisco, y se disponen circularmente, en general equidistantes entre sí»

   CORCHETES
• Es un signo ortográfico doble (compuesto por dos signos simples, uno de apertura y otro de cierre) que aparece acotando una oración que se intercala en otra con la que está relacionada, en expresiones matemáticas y en lenguaje informáticos.
• PARÉNTESIS
• El paréntesis es un signo ortográfico doble (compuesto por dos signos simples, uno de apertura y otro de cierre) que aparece acotando una oración que se intercala en otra con la que está relacionada, o en expresiones matemáticas. También puede aparecer en ocasiones solo el de cierre, como en enumeraciones.
  El nombre paréntesis tiene la misma forma tanto en singular como en plural.

1-    CUENTO “LUNA  “ Cuando Luna estaba pequeña vivía muy feliz al lado de sus padres, hasta que un día; se incendió su casa y sus padres murieron la pobre  Luna que do sola; entonces llegó su tía Alicia.   Quien era una persona mala y avarienta, entregó a la niña a un orfanato, para que darse con todo el dinero de la de ella. Solo que no contó con que  Luna fue adoptada por unos padres maravillosos que le  brindaron mucho amor y protección. Pasaron los años y Luna  creció y regresó  con sus padres   adoptivos Miguel y Mónica en busca de lo que le pertenecía. Cuando su tía malvada se enteró que Luna había regresado averiguo donde Vivían y contrato a unos hombres para que la asesinaran a ella y a sus padres adoptivos, mientras dormían. Cuando llegó la noche los asesinos llegaron al lugar donde Vivían Luna y sus papas adoptivos, entraron sigilosamente  buscaron las habitaciones para asesinarlos; en eso Miguel el papá adoptivo de Luna sintió un ruido y despertó vio los extraños    en su casa, llamo a la policía.  Rápidamente despertó a  su esposa Mónica y corrieron a la habitación de Luna la despertaron, cuando iban a huir llego la policía, a trapo a los asesinos, ellos confesaron quien  les pago por matarlos. La tía Alicia fue arrestada. Luna recupero lo que le pertenecía y vivió feliz con sus papas adoptivos Miguel y Mónica                        FIN   1-    TIPOS DE CARTAS F.G  001                                                                                                                                                                         Senador,    Marcos  Ferrero                                                                             Presidente de tecnología                                                                                                                                 Torre del Caballito                                                              Reforma 10                                                              Piso 14, Oficina 9                                                              Col. Tabacalera                                                              06030 Sabana larga, atlántico                                                              Colombia                                                              Bogotá, D.C a 21/06/10                                                                               Senador, En nombre de la Asociación colombiana  de Empresas del Sector Espacial (Pro Espacio), le manifiesto el Interés con que vemos la propuesta de creación de una Agencia Espacial colombiana, y aprovecho la Ocasión para animarles a llevar adelante esta iniciativa. Desde la perspectiva de la industria, consideramos que la existencia de un Organismo que gestione el Esfuerzo de un país en materia de espacio es la forma más eficiente de organización. Estamos también Convencidos de que este organismo ayudará enormemente al gobierno colombiano  a difundir entre sus Ciudadanos los beneficios de la inversión en el sector espacial. Atentamente, Juan Francisco Negrera Presidente Pro espacio F.G 002 Sabana larga Atlántico    Abril  06 2016 Señores COUCHOSOL Calle 73 CRA 57 Reciba un cordial saludo Solicitando la cotización  a nuestro de departamento de ventas en día de hoy en ella vera el detalle de los productos y precios de los calzados  especialmente de seguridad para nuestros colaboradores que son alrededor de 50 empleados botas de seguridad negros o marrones cuyas tallas 35 38 45 Agradezco su pronta colaboración SANDRA GOMEZ SARMIENTO Auxiliar de Recursos Humano Cel. 3003980237  ·         MEMORANDOS MEMORANDO C.H 0020 FECHA: 23 de agosto del 2006 PARA: Marta Pérez Ortiz    DE: Julián Gomes                             ASUNTO: Felicitaciones Señora, Debo comunicarle con mucho agrado y gusto que la plantación de los nuevos arbustos africanos ya se ha finalizado en el tiempo establecido por las autoridades pertinentes. Quiero desde aquí desearle el mejor de los éxitos en las futuras explotaciones agrícolas y espero que compartamos muchas cenas de celebración como la del mes pasado.  Sin otro cometido que añadir, se despide                    Atentamente, Julián Gomes Director ejecutivo de Compraventas  ·         CIRCULARES CIRCULAR FRE3224 Sabana larga, atlántico 22 de noviembre de 2012. PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Asunto: Nueva metodología para el desarrollo de sistemas Cliente Servidor. Informamos al personal de desarrollo de la Dirección de Informática que se encuentra ya disponible en la Internet todo el material necesario para la aplicación de la nueva metodología, que a partir de esta fecha debe de ser utilizada en el desarrollo de sistemas. Recomendamos que descarguen el material y lean los manuales correspondientes, ya que los desarrollos que se inician con esta fecha no podrán ser liberados si no cumplen con todo lo estipulado en esta metodología. Todos los sistemas que hayan iniciado antes de la fecha de esta circular continúan con la metodología anterior. Para cualquier duda o aclaración por favor refiéranse con el área de Arquitectura y Metodología. Agradezco de antemano todo su apoyo para la pronta implementación de la Nueva Metodología de Desarrollo Ing. Luis Antonio Sandoval García Dir. Informática   ENSAYO ¿ IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL?  Según varios puntos de vista de diferentes autores podemos destacar las siguientes definiciones: Se entiende por protocolo empresarial, las reglas sociales y formales que deben cumplirse en el seno de una empresa. Este protocolo establece las pautas y los límites que rigen el accionar de la compañía en cuestión. El protocolo empresarial suele regular el comportamiento de la empresa tanto en su interior como hacia el exterior. A través del protocolo, se fijan normas de convivencia entre los empleados y se establecen criterios de comunicación puertas afuera. Los protocolos empresariales recopilan las normas que deben seguirse para planificar, desarrollar y controlar acciones promovidas por una empresa. En muchos casos, no sólo incluyen reglas creadas por la compañía, sino que también recogen pautas fijadas por el Estado. Una empresa de transporte, por ejemplo, puede seguir un protocolo empresarial que establece normas de conducta para los conductores (que no pueden hablar con los pasajeros mientras conducen) y obliga a los empleados a avisar a los clientes sobre eventuales cambios de horario. Otros autores también expresan desde su punto de vista el protocolo empresarial como el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y, en definitiva de comunicación a través de estas dos conceptualizaciones a mi parecer este es un tema muy importante en mi vida laboral ya que muchas veces nos damos un choque  cuando llegamos al campo empresarial y  queremos incumplir las reglas establecidas de ese lugar. por otra parte es importante tener una buena presentación de documentos para llevar un orden y evitar malos entendidos en la comunicación, además es nuestra prioridad generar una buena impresión demostrando a través del desarrollo de estos documentos formalmente el interés y el compromiso que tenemos de llevar a cabo procesos ordenados que generen resultados óptimos, para nuestra organización. Es por esto que en la presentación de documentos organizacionales como cartas, memorandos, circulares etc, se deben tener en cuenta las normas Icontec, ya que esto le da buena presentación. CIRCULARES CTS-23 Sabana larga, Atlántico  19 de mayo 2015  SERVIMOTOS S.A CERTIFICA: Que Jhan Carlos Estrada Berdugo con cédula de ciudadanía No 1043010490 expedida en Sabana larga, Atlántico   trabajó desde el 1 de enero del 2014 hasta el  6 de mayo del 2015   como técnico en mecánica diésel. Este certificado se expide por su buen desempeño laboral. _________________________                                               CARLOS  EMIRO MORA  DIAZ GERENTE GENERAL Transcriptor:  Luciana  Orozco  Pérez ACTAS GESTORES ADMINISTRATIVOS REUNIÓN EXTRAORDINARIA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA ACTA No.02 FECHA: Sabana larga,atlántico  14 DE FEBRERO 2012 HORA: 9:30 am-12:48 pm LUGAR: Ambiente de aprendizaje No 11 ASISTENTES: APRENDICES (gestión administrativa) INVITADOS: ALBERTO GAVIRIA (INSTRUCTOR)                         FERNANDO PENAGOS (Asesor de emprendimiento) Ausentes: NAYI (Aprendiz)                         Natalia Narváez (Aprendiz) ORDEN DEL DÍA:              1. Llamado a lista  2. Lectura del acta anterior             3. Escoger logotipo             4. Elaboración de la estructura orgánico-funcional             Ubicar oficinas DESARROLLO:             1. Se realizó el llamado a lista             2. Se dio la lectura al acta anterior 3. Entre todos los asistentes se discutió como dejar, el logo; y se le hizo sus ajustes. 4. Se elaboró la estructura orgánico-funcional. DESARROLLO 1. La señora Yulis Paola Castro Vizcaíno, Secretaria General de los gestores administrativos llamó  a lista donde intervinieron invitados como: Alberto Gaviria  (INSTRUCTOR), Fernando Penagos (ASESOR DE EMPRENDIMIENTO), Asistentes (APRENDICES), DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA; donde estuvieron ausentes dos Aprendiz Naya y Natalia Narváez. 2. El señor Yover José Oquendo Castro, le dio la lectura al acta anterior informando acerca del quórum, en donde se dio a conocer las propuestas de los aprendices en cuanto al diseño del logo a escoger. 3. Entre todos los asistentes se discutió como dejar, el logo; y se le hizo sus ajustes, y determinaron dejar un logo llamativo donde las personas que lo vean queden admirado y sorprendido por su diseño. 4. Se elaboró entre todos los Gestores, la Estructura Orgánico –Funcional, para mantener una mejor organización y función entre todos los representantes de la estructura de la empresa. FIRMA: ARSENIO RAFAEL CASTRO PACHECO (PRESIDENTE)             ________________________________                         JOSE ABELARDO OQUENDO OQUENDO (CORDINADOR)             ________________________________             SINDI YURANIS CASTRO VIZCAINO   (SECRETARIA)                         ________________________________ CONSTANCIA  LABORAL  Una constancia laboral es el escrito que extiende una empresa, confirmando que una persona prestó servicios laborales por cierto período en sus instalaciones, por lo general se entregan bajo petición del interesado, como referencia laboral. En este tipo de escritos se suele describir de manera breve el tipo de trabajo desempeñado y el puesto que ocupaba, puntualizando sobre su buen desempeño, responsabilidad y otras cualidades.